La planificación es la base del éxito

Publicado el julio 24, 2014 |

La planificación es una de las funciones determinantes para el éxito de la administración de proyectos porque el director o administrador del proyecto se apoya en ella para anticipar e influenciar futuros eventos que ocurrirán en el desarrollo de la iniciativa y para definir un camino de acción para la ejecución del proyecto.

En un entorno sujeto a riesgos económicos potencialmente severos, su valor radica en ser un medio clave para enfrentar la incertidumbre y para establecer y articular oportunamente estrategias de acción para el proyecto.

REALIZAR UN PROYECTO SIN UN BUEN PLAN ES COMO REALIZAR UN VIAJE SIN UNA RUTA O SIN UNA DIRECCI»N DE DESTINO

ETAPAS DEL PROCESO

La planificación puede explicarse en términos simples como un proceso en que se responden una serie de preguntas simples respecto del proyecto que se esta$ planificando.

Estas preguntas son, por ejemplo: ¿Que#?, ¿Cómo?, ¿Cuando?, ¿Cuanto?, ¿Con Que#?, etc. Para responder estas preguntas se usan diversas técnicas y herramientas propias de la planificación que se aplican en los siguientes pasos o etapas:

1. Análisis y definición del alcance: Al final de esta etapa se deben haber determinado las características generales del proyecto y de sus actividades principales. Se utiliza la herramienta Estructura de Subdivisión del Proyecto (ESP) o WBS (en inglés).

2. Planeamiento: Ahora es necesario determinar una secuencia lógica para la ejecución de las actividades. Para expresar un plan se usan técnicas de planificación como diagramas de precedencia, de flechas o similares para expresar el diagrama de red del proyecto.

3. Programación: Se determinan la duración y costo de cada actividad. Para el cálculo de las fechas de programación se utilizan los diagramas de red con algoritmos de cálculos de ruta crítica (CPM), generalmente usando software. Y para expresar gráficamente las fechas y duración de las actividades se utilizan generalmente diagramas de barra (Gantt) o de hitos.

En proyectos donde existe gran incertidumbre y riesgo respecto de la duración de las actividades se usa el sistema PERT, que permite incorporar explícitamente la variabilidad esperada. Una herramienta alternativa es la simulación de Monte Carlo.

4. Evaluación y optimización: Para lograr que el programa sea el más adecuado se debe hacer un análisis de recursos y otro de costos versus duración.

Optimizando los datos para lograr el más alto beneficio, se obtiene el programa definitivo.

Existen diversas herramientas como histogramas de recursos, algoritmos computacionales de optimización.

En forma similar, existen herramientas basadas en métodos de ruta crítica que permiten estimar la duración más económica de un proyecto.

5. Implantación: Consiste en poner en marcha el programa de trabajo. Requiere responder ¿Quienes serán los responsables? Para esto se requiere definir la estructura organizacional del proyecto, EOP u OBS (en inglés).

6. Seguimiento: Es el primer paso para un control efectivo. Se utilizan informes de avance y costo periódicos que resumen la información para el control posterior.

7. Control: Se comparan los datos obtenidos con el programa maestro, y se toman las acciones para corregir las diferencias. Se utilizan herramientas de análisis tales como: indicadores de avance, indicadores de eficiencia de programas, indicadores de eficiencia de costos, etc. Una metodología bastante difundida para realizar este análisis es la de Valor Ganado (Earned Value Analysis).

8. Actualización: Se implementan los cambios al programa maestro de modo de poder controlar más adelante si las mejoras que se implementaron dieron resultados positivos.

Puede seguir leyendo el artículo original de la clase ejecutiva de El Mercurio 10 de agosto del 2011